Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris - Keterikatan hubungan antaran umum serta organisasi senantiasa jadi fokus perhatian. Hal intinya tiap-tiap orang mesti mengerti begitu perlunya hubungan dengan umum termasuk juga profesi sekretaris. Dalam lakukan hubungan dengan umum, sekretaris juga akan menggerakkan peranannya jadi public relations. Public relations meupakan kesibukan mengelola komunikasi pada organisasi dengan publiknya. Public relations seringkali dikatakan sebagai hubungan orang-orang. 

Menurut Cutlip Center serta Glen M. Broom (lewat Onong, 1993 : 116) mengatakan kalau public relations yaitu peranan manajemen yang menilainya sikap umum, mengidentifikasikan kebijaksanaan serta tata langkah seorang atau organisasi untuk kebutuhan umum dan berencana serta lakukan satu program aktivitas untuk mencapai pengertian serta support umum. 

Kewajiban Sekretaris

Terdapat banyak lima pokok pekerjaan public relations salah satunya : 

1. Mengadakan serta bertanggungjawab atas penyampaian info dengan lisan, tertulis, lewat gambar (visual) pada umum, agar umum memiliki pengertian yang benar mengenai organisasi atau perusahaan, maksud dan aktivitas yang dikerjakan 

2. Memantau, merekam, serta mengevaluasi, respon dan pendapat umum atau orang-orang. Selain itu, menggerakkan serta bertanggungjawab pada kehidupan kita dengan lingkungan. Karna mereka turut memastikan kehidupan organisasi jika kita tidak sama-sama mengganggu, butuh di ajak berunding, untuk kebaikan semuanya pihak tidak ada yang dirugikan. 

3. Melakukan perbaikan Citra Organisasi Untuk PR, mengerti citra yang baik bukan sekedar terdapat pada bentuk gedung, presentasi, publikasi, dan sebagainya, namun terdapat pada (1) bagaimana organisasi dapat mencerminkan organisasi yang dipecayai, mempunyai kemampuan, membuat perubahan dengan berkaitan yang senantiasa tebuka untuk dikontrol, dievaluasi ; (2) bisa disebutkan kalau citra itu adalah deskripsi komponen yang kompleks. 

4. Tanggung jawab sosial PR adalah instrumen untuk bertanggungjawab pada semuanya grup yang memiliki hak pada tanggung jawab itu. Terlebih grup umum sendiri, umum internal, serta pers. Perlu diupayakan kalau semua organisasi berlaku terbuka serta jujur pada semuanya grup atau umum yang ada hubungan serta membutuhkan info. 

5. Komunikasi PR memiliki bentuk komunikasi yang spesial, komunikasi timbal balik, jadi pengetahuan komunikasi jadi modalnya. Dalam peranannya, komunikasi itu sentral. Butuh juga untuk dipunyai yaitu pengetahuan manajemen serta kepemimpinan, susunan organisasi. 

Sekretaris profesional memegang peran perlu yang bisa memengaruhi kesuksesan maksud organisasi. Peran seseorang sekretaris, juga pastinya berlainan sesuai sama jabatan sekretaris semasing. Satu diantara peranan sekretaris yang perlu yakni public relations. Public relations berisi sistem komunikasi dua arah yang seringkali tejadi pada perusahaan jadi organisasi, baik komunikasi dengan internal ataupun eksternal. 

Sekretaris profesional tidak cuma terkait dengan pimpinan saja, tetapi dengan juga clien perusahaan, karyawan beda, dengan juga pekerjaan yang ditekuninya. Sekretaris jadi penghubung pada organisasi dengan lingkungan kerja, lingkungan orang-orang, baik bertatap muka dengan segera ataupun lewat telepon. Dalam peranannya jadi public relations, sekretaris profesional mesti tahu bagaimana hadapi tiap-tiap orang yang berbeda sifat serta perilakunya. Pastinya sekretaris mesti menyesuaikan diri sesuai sama kondisi serta keadaan yang waktu itu berlangsung. 

Dalam hubungan dengan public relations, peran sekretaris jadi public relations berdasar pada tujuan aktivitasnya yakni : 

1. Internal Publik 

Internal public yaitu sekumpulan individu yang ikut serta pada aktivitas dalam perusahaan serta diikat oleh satu perhatian serta kebutuhan manfaat menjangkau satu maksud spesifik. Umum yang disebut yaitu public yang ada didalam organisasi atau perusahaan seperti : pimpinan, manajer, pemegang saham serta direksi perusahaan. 

Peran sekretaris pada internal public yaitu 

· Peran sekretaris pada pemegang saham 

Sekretaris memberi info tentang perubahan organisasi. Membuat dan mengatur pertemuan dengan organisasi beda. Melindungi hubungan baik lewat komunikasi. 

· Peranan sekretaris pada karyawan 

a. Jadi mediator pada karyawan dengan pimpinan serta pegawai bawahan. Dalam artian sekretaris mesti siap disuruhi pertolongan dalam setiap saat. 

b. Jadi sumber info tentang semua aktivitas yang 

terkait dengan pekerjaan pimpinan. Dalam hal semacam ini, sekretaris mesti tahu semuanya jadwal pimpinan, 

c. Menolong memfasilitasi karyawan saat akan berjumpa dengan pimpinan. Misalnya, saat karyawan menginginkan berjumpa dengan pimpinan untuk membahas satu persoalan, sekretaris yang juga akan membikinkan jadwal pertemuan pada karyawan dengan pimpinan. 

· peran terhadapn atasan. Sekretaris mesti berlaku sopan serta baik pada atasan. 

· Peranan sekretaris pada bawahan penentu atas kebijakan pimpinan, karna kerapkali pimpinan mewakilkan pekerjaan serta keputusannya pada sekretarisnya. 

2. Eksternal public 

Eksternal public yaitu sekumpulan yang otomatis terkait dengan perusahaan. Misalnya : pers, pemerintah, pelanggan, penyuplai, komune dan lain-lain. 

Peran sekretaris pada eksternal public yakni : 

1. Sekretaris bertindak jadi pusat info pada semuanya umum. 

Sekretaris yaitu orang paling dekat dengan pimpinan dalam sebuah 

organisasi, karenanya sekretaris mesti kuasai semuanya info 

organisasi yang dibutuhkan oleh publik 

2. Jadi fasilitator pada umum dengan organisasi. Peranan sekretaris 

di sini yakni jadi fasilitator atau mediator untuk menolong manajemen dalam soal penuhi hasrat serta keinginan umum. 

Hingga juga akan terwujud goodwill (hubungan kerja yang baik) dan 

sama-sama pengertian pada ke-2 belah pihak. 

3. Senantiasa melindungi citra organisasi dimuka umum. Semua perilaku 

sekretaris dalam menggerakkan peranannya jadi public relations 

senantiasa dinilai oleh umum. Oleh karenanya, sekretaris dalam meenjalankan peranannya jadi public relations 

mesti senantiasa waspada dalam melakukan tindakan, 

4. Merajut hubungan kerja yang baik pada umum. Dalam satu organisasi 

juga akan senantiasa ada hubungan hubungan kerja dengan pihak beda, untuk itu 

sekretaris mesti dapat merajut hubungan kerja yang baik dengan berbagai 

pihak tanpa ada membeda-bedakan pihak lain 

5. Pelihara komunikasi yang baik dengan umum. Hubungan terhadap 

umum juga akan senantiasa jalan dengan baik bila berlangsung komunikasi yang 

baik yang senantiasa dijaga. Sekretaris mesti melindungi komunikasi yang 

baik dengan terus-menerus dengan umum supaya tidak terputus 

6. Dengarkan semua pendapat umum. 

7. Memberi service pada umum semaksimal mungkin saja. Seseorang sekretaris dalam hadapi umum eksternal organisasi, mesti memberi service semaksimal serta sebaik-baiknya dengan maksud buat umum terasa senang dengan service yang diberikan 

Sekretaris